Como usar a tecnologia a favor do teu negócio?

Como usar a tecnologia a favor do teu negócio?

O uso da tecnologia presente em quase todas as empresas nos dias de hoje ainda é apontado por algumas pessoas como um contraponto à humanização. Infelizmente, a gente entende o porquê disso. Quem nunca se decepcionou com o automatismo proposto em alguns canais de atendimento e com a falta de eficácia tecnológica espalhada por aí? Isso acontece, pois o robotizado afasta o consumidor e passa uma imagem negativa do negócio. Mas… e se falássemos da tecnologia de um outro ponto de vista? E se ela fosse um instrumento importante para a execução de operações, processos e atendimentos realizados exclusivamente por seres humanos? E se a sua aplicação tivesse o intuito de fortalecer a humanização e não de prejudicá-la?

A gente já tem experimentado isso por aqui! É possível dar lugar à tecnologia de um jeito que o olho no olho continue sendo prioridade. A tecnologia é bem utilizada quando contribui com o propósito da empresa, viabiliza a implantação e a execução de processos e é conduzida e gerenciada cuidadosamente pelas pessoas. Nessa visão, as ferramentas tecnológicas passam a ser usadas da melhor forma possível no dia a dia. Elas permitem que o trabalho operacional seja feito com mais agilidade e, ainda assim, com maior nível de precisão, diminuindo o retrabalho. O tempo poupado da equipe é destinado para aspectos estratégicos e relacionais e isso sugere ganhos imprescindíveis para a saúde da empresa. 

Quer saber como fazer um bom uso das ferramentas tecnológicas no teu negócio também? Neste artigo a gente trouxe dicas simples, porém muito úteis pra compartilhar contigo. Espia só! 

  1. Organize os documentos da empresa na nuvem

A computação em nuvem é formada por plataformas remotas onde equipes podem armazenar e acessar o que for necessário de onde estiverem. Ela permite o compartilhamento rápido de arquivos entre as pessoas do time, proporciona automatização de processos, viabiliza assinaturas eletrônicas e solicitações online. Serviços de armazenamento na nuvem são encontrados em versões gratuitas, mas também em versões mais robustas por uma baixa taxa mensal. Eles reduzem muito o custo associado a equipamentos físicos e podem ser escalados de acordo com a demanda específica de cada fase do negócio. Estas plataformas surpreendem no quesito segurança: documentos confidenciais podem ser acessados apenas mediante autenticação com criptografia, possibilitando um controle muito maior sobre eles. Armazenar documentos na nuvem torna possível e fluido o trabalho remoto – uma realidade super presente nos dias de hoje – sem gerar perdas relacionadas à colaboração, acessibilidade e autonomia. 

  1. Utilize um sistema de gestão financeira

A aquisição de um software de gestão financeira é um investimento que proporciona diversos benefícios à empresa. Ele possibilita economia com recursos e com pessoal e permite que as contas a pagar e a receber sejam organizadas, detalhadas e regularizadas. Ele permite também que diversos departamentos da empresa sejam integrados, gerando aumento de produtividade, consistência e colaboração. Com este tipo de sistema, os processos relacionados às finanças e à contabilidade se tornam mais ágeis e precisos porque podem ser automatizados e validados. Além disso, as famosas planilhas dão lugar a lançamentos centralizados no próprio sistema, o que torna o processo mais seguro e eficiente. Isso tudo reduz erros e diminui consideravelmente os riscos do negócio. Tais sistemas oferecem mais segurança contra falhas humanas, detectando cada uma delas em tempo hábil e gerando notificações de correção, se preciso. Eles fornecem controle de estoque, emissão de notas, automatização de cobranças e pagamentos e geram relatórios com informações detalhadas para análises de desempenho e planejamento financeiro. 

  1. Utilize um sistema de assinatura digital

A assinatura digital de documentos é uma tecnologia utilizada para autenticar documentos eletrônicos como contratos, laudos, atestados, procurações, etc. Ela utiliza chaves de um certificado digital – adquirido pela empresa em uma autoridade certificadora – para identificar quem assina, proteger as informações do documento como um todo e torná-lo válido juridicamente. O certificado digital armazena os dados da empresa e os protege por chaves criptográficas. Quem promove a combinação de tais chaves e as informações que elas protegem com o documento eletrônico (no momento em que a assinatura acontece) é o sistema de assinatura digital. Essa dinâmica é rápida e possibilita que tudo seja feito à distância. A autenticidade, a integridade e a conformidade jurídica dos documentos é garantida com uma grande redução de custos operacionais. Dar uma enxugada nos deslocamentos e nos serviços de correios e cartórios gera uma economia e tanto dentro da empresa. Além disso, quando se reduz o consumo de material de escritório e de matéria prima para as impressões, ela se torna mais sustentável e gera um movimento de preservação ambiental. 

  1. Aposte na multiplicidade de sistemas

É muito tentadora a ideia de reunir todas as funcionalidades que uma empresa precisa em apenas um sistema. O desenvolvimento de um software customizado talvez seja uma opção, mas os custos envolvidos são bem altos, o tempo de implementação muito longo e as manutenções periódicas extremamente morosas. É por isso que escolhemos o caminho da multiplicidade de sistemas. A gente bate muito nessa tecla, pois hoje há uma variedade muito grande de sistemas de qualidade no mercado com taxas de licenciamento bem competitivas e acessíveis. Nem sempre um sistema só atenderá tudo a um custo benefício interessante, mas é possível orquestrar o funcionamento de múltiplas ferramentas em um “organismo tecnológico” que atenda exatamente ao que a tua empresa precisa.

Aqui na Convexa, estamos bem confortáveis com isso e trouxemos alguns exemplos pra ti. Hoje usamos o Google Workspace como plataforma de e-mails, armazenamento e colaboração na nuvem, o Conta Azul como o nosso sistema de gestão financeira e o Clicksign como sistema de assinatura digital de contratos, entre outros. O nosso organismo tecnológico é formado por aproximadamente 10 ferramentas distintas e desenvolvemos processos para orquestra-las. Essa dinâmica está associada ao olhar cuidadoso e qualificado do nosso time e é por isso que ela funciona bem. É nisso que acreditamos: quando a tecnologia está a serviço de um propósito, é direcionada por processos bem elaborados e conduzida por pessoas dedicadas, não há robotização. Muito pelo contrário, por aqui, todos esses pilares só contribuem pra nossa humanização se aprimorar ainda mais.

Quer entender um pouco mais sobre os sistemas que usamos por aqui e o processo que construímos para a utilização consciente de cada um deles? Mande uma mensagem pra gente e agende uma visita! O nosso time tá pronto pra te orientar! 😉

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